Сегодня мы поговорим о том, как вскрывать организационную проблематику очень простым способом.
Лучше всего данный инструмент использовать в рамках групповой работы по той или иной проблематике, когда сотрудники пользуясь данным алгоритмом проводят анализ.
Я лично часто пользуюсь этим инструментом во время диагностических сессий.
Можно и проблемы отдала продаж вскрыть, или четко осознать, что не так в менеджменте компании.
Инструмент прост и выложен в виде файла в котором пошагово определен порядок действий.
Часть 1 (обзор темы)
Терминология
Ситуация | обстановка, положение, создавшееся в результате стечения каких-либо обстоятельств. Совокупность материальных и идеальных объектов и связей между ними. |
Тенденция | сравнительно устойчивое направление развития определенного явления, процесса или идеи. |
Проблема |
|
Симптом | случай, совпадение, признак (от греч. sýmptoma), частный случай проявления проблемы |
Анализ | метод научного исследования действительности, состоящий в расчленении целого на составные элементы. Детальное, всестороннее изучение, рассмотрение какого-л. факта, явления, события. |
Синтез | метод научного исследования явлений действительности в их единстве и целостности, во взаимодействии их частей. |
«Нулевая» ситуация | текущая ситуация с учетом ее развития, если не будут реализовываться никакие решения (естественный тренд) |
Проблемное пространство | вся информация, которая соотносится с какой-либо проблемой |
Типы ситуаций (событий или проблем)
1) Типичные (повторяющиеся) проблемы
Отдельные случаи, отдельные проявления – лишь симптомы типичной проблемы.
Большинство проблем носит типичный характер
2) Типичная проблема с признаками специфичности (исключительности)
Ситуация, являющаяся исключительной для конкретного объекта, но в целом характеризующаяся, как типичная (постоянно возникающая)
Можно опираться на чужой опыт или прибегнуть к совету.
3) Уникальная, исключительная проблема
Проблема, вероятность повторения которой незначительна. Никогда не возникало ничего подобного с похожими характеристиками. Проблема, которая не имеет прецедентов и связана с высокой степенью неопределенности как в отношении методов решения, так и результатов.
4) Начальное проявление новой типичной проблемы
Все события, за исключением действительно уникальных, требуют принципиальных решений. Их нужно рассматривать сквозь призму правила, политики и принципа. При выработке верного принципа появляется возможность прагматического подхода к решению данной типичной ситуации, то есть возникает возможность применить правило к конкретным обстоятельствам.
По-настоящему уникальные события, однако, требуют сугубо индивидуального подхода. Нельзя придумать правил для исключений.
Общий подход к определению проблемы
- Исходить из того, что проблема носит типичный характер
- Признавать, что событие, привлекшее внимание, на самом деле является симптомом.
- Попытаться выявить сущность проблемы.
- Если событие уникально, попытаться выявить в нем предвестника новой типичной (базовой) проблемы. «Поддаются ли объяснению данные события и объясняются ли все из них?»
- Избегать временных оценок. Решать ситуацию в «масштабе», на максимально высоком концептуальном уровне.
- Принятие симптомов за проблему.
Наиболее частые ошибки в определении проблем.
Наиболее распространенная ошибка. Например, когда говорят: «У нас проблемы со сбытом (товар или услуги плохо продаются». Это не есть проблема – это симптом, который указывает на наличие проблемы. Другой пример: высокая температура тела у человека – это не болезнь сама по себе (то есть не проблема), Это симптом целого ряда болезней.
- Предвзятое мнение о причинах проблемы.
Ошибка, связанная с неправильным диагнозом.
- Определение проблемы с позиций власти.
Ошибочное мнение, что причину проблему может определить только руководитель.
- Неверное понимание причинно-следственных связей.
Одна из типичных ошибок – считать, что если что то происходит после этого, значит происходит вследствие этого (Post hoc, ergo propter hoc).
- Отношение к уникальной проблеме, как к проявлению типичной ситуации.
- Незавершенный диагноз проблемы.
Проблемы организации, часть 2
Определение проблем
1-й шаг
Создайте общий обзор того, что беспокоит в деятельности (все, что приходит в головы, некий dump), в виде списка проблем на флип чарте.
2-й шаг
Произведите редактирование списка:
- удаление повторов;
- проверка на соответствие принципу: «один пункт списка – об одной негативной ситуации»;
- уточните формулировки.
3-й шаг
Проверяем список на вшивость :
- Структурирование списка по причинно-следственным связям.
- Что из списка является симптомами (частными случаями проблем)?
- Что из списка действительно является проблемой ?
- Возможно, что то из другой «оперы» является причиной проблемы. Возьмите это на заметку.
Возможно, что из первоначального списка 80% беспокоящих вас проблем окажутся симптомами и лишь 20% можно будет отнести к действительным проблемам.
4-й шаг
Проверка полученного перечня проблем и симптомов на предмет ошибок (см. 2 страницу — наиболее частые ошибки в определении проблем).
5-й шаг
Сухой остаток от работы (вашу проблематику) перенесите в электронный вид ( если возможно — то в порядке причинно — следственной связи) по схеме представленной в таблице :
Ранжирование проблем по важности
Проблемы | РЕЙТИНГ |
Значимость среди всех перечисленных проблем | |
Автор статьи, основатель нашей консалтинговой группы — Дмитрий Чуприна и именно ему вы можете задать интересующие вас вопросы, как на Fb: ChuprinaKZ, или позвонить по любому из телефонов указанных на нашем сайте.